BRD (Business Requirements Document): co obsahuje a jak ho napsat

Business Requirements Document — Elektronické schvalování dovolených a služebních cest

Účel dokumentu

Tento dokument stanovuje první pracovní základ obchodních požadavků pro nahrazení papírového a e-mailového schvalování dovolených a služebních cest. Je určen pro business ownera, business analytika, product ownera, realizační tým, HR a QA; konkrétní role však vyžadují potvrzení v rámci vstupu pro zainteresované strany.

Dokument pokrývá požadované obchodní schopnosti, potřeby uživatelů, pravidla schvalování, datové a procesní potřeby, akceptační podmínky a sledovatelnost. Zahrnuty jsou zejména:

• podávání žádostí zaměstnanci přes web a mobil;
• schvalování nadřízeným jedním kliknutím;
• přehled pro HR;
• export do mzdového systému;
• provozní kontext 300 zaměstnanců a 3 poboček.

Organizační, procesní, informační a integrační hranice nejsou ve vstupních podkladech popsány. TBD – vyžadován schválený rozsah, popis současného stavu, seznam dotčených procesů a specifikace rozhraní na mzdový systém.

Formální schválení tohoto dokumentu, jeho verze, vlastníci požadavků a pravidla změnového řízení jsou TBD – vyžadováno rozhodnutí business ownera nebo jiné pověřené schvalovací autority.

Obchodní kontext a cíle

Z dostupného vstupu vyplývá záměr firmy nahradit papírové a e-mailové schvalování dovolených a služebních cest koordinovaným procesem s podporou webu, mobilního přístupu, schvalování nadřízeným, přehledu pro HR a exportu do mzdového systému.

Podložené informace:

• firma má 300 zaměstnanců;
• firma působí ve 3 pobočkách;
• zaměstnanci mají podávat žádosti přes web i mobil;
• nadřízený má schvalovat jedním kliknutím;
• HR má mít přehled;
• má existovat export do mzdového systému.

Konkrétní problémy současného stavu, měřitelné cíle, dotčené organizační jednotky, očekávané přínosy, termíny a schválené priority nejsou dodány. TBD – vyžadován schválený popis současného stavu, cíle iniciativy, měřítka úspěchu a rozhodnutí stakeholderů.

Požadované výsledky podle zadání jsou:

• digitalizované podávání žádostí o dovolenou a služební cesty;
• elektronické schvalování nadřízeným;
• dostupnost přehledu pro HR;
• předávání údajů do mzdového systému.

Tyto výsledky představují požadované obchodní výsledky, nikoli schválený návrh konkrétní technologie nebo implementace. Konkrétní řešení, integrační mechanismus, autentizace a provozní model jsou TBD – vyžadovány schválené návrhové a integrační podklady.

Rozsah

Zahrnutý rozsah

Na základě dostupného briefu je do pracovního rozsahu zahrnuto:

• podávání žádostí zaměstnanci;
• žádosti o dovolenou;
• žádosti o služební cesty;
• přístup přes web;
• přístup přes mobil;
• schvalování nadřízeným jedním kliknutím;
• přehled pro HR;
• export do mzdového systému;
• použití v organizaci o 300 zaměstnancích a 3 pobočkách.

Neurčený nebo vyloučený rozsah

Následující oblasti nelze bez dalších podkladů považovat za zahrnuté ani vyloučené:

• konkrétní typy dovolených;
• cestovní náhrady a jejich výpočet;
• evidence pracovního času;
• zastupování při nepřítomnosti nadřízeného;
• víceúrovňové schvalování;
• přístup externích osob;
• správa uživatelů a organizační struktury;
• notifikace a připomínky;
• archivace a retenční lhůty;
• podrobnosti exportu do mzdového systému;
• napojení na jiné podnikové systémy.

TBD – vyžadován schválený rozsah včetně zahrnutých a vyloučených procesů, dat, rozhraní a dotčených organizačních jednotek.

Předpoklady nebo závislosti, které mohou rozsah změnit, nejsou popsány. TBD – vyžadován seznam předpokladů, závislostí a autorita oprávněná schvalovat změny rozsahu.

Zainteresované strany a uživatelé

Ze vstupu lze identifikovat tyto obecné skupiny uživatelů:

• Zaměstnanci – podávají žádosti o dovolenou a služební cesty přes web nebo mobil. Konkrétní potřeby, oprávnění a výjimky jsou TBD – vyžadován vstup pro zainteresované strany a uživatele.
• Nadřízení – schvalují žádosti jedním kliknutím. Rozsah jejich odpovědnosti, zastupitelnost a rozhodovací pravomoc jsou TBD – vyžadován schválený model rolí a schvalování.
• HR – potřebuje přehled žádostí a export do mzdového systému. Rozsah přehledu, oprávnění, odpovědnost za data a akceptační role jsou TBD – vyžadován vstup HR a schválený model odpovědností.
• Správce nebo vlastník mzdového systému – může být dotčen exportem. Jeho existence, role a technické či obchodní požadavky nejsou potvrzeny. TBD – vyžadován integrační a stakeholderový vstup.
• Business owner a schvalovací autorita – jejich identita a pravomoc nejsou dodány. TBD – vyžadováno rozhodnutí o vlastnictví iniciativy a schvalování baseline.
• QA nebo akceptující tým – jejich účast není ve zdrojích potvrzena. TBD – vyžadováno určení akceptační role.