Business case: ako ho napísať, štruktúra a vzor

Business Case — Zavedenie CRM pre obchodný tím

Manažérske zhrnutie

Stredne veľká obchodná firma so 120 zamestnancami eviduje zákazníkov v Exceli a e-mailoch. Obchodníci nemajú jednotný prístup k histórii komunikácie, ponuky sa strácajú a vedenie nemá prehľad o obchodnej pipeline. Navrhovaná iniciatíva spočíva v zavedení CRM systému pre 25 obchodníkov.

Stanovený rozpočtový limit je do 60 000 € a požadovaný termín spustenia je do 6 mesiacov. Nie je však doložené, či tieto limity zahŕňajú licencie, implementáciu, migráciu údajov, integrácie, školenia, podporu a prevádzkové náklady.

Na základe dostupných podkladov možno potvrdiť existenciu evidovaného prevádzkového problému a zámer preskúmať zavedenie CRM. Porovnanie možností, vyčíslenie nákladov, potvrdenie prínosov, posúdenie rizík a overenie realizovateľnosti v stanovenom rozpočte a termíne sú TBD — vyžaduje sa vstup pre možnosti, náklady, zdroje, prínosy, riziká a harmonogram.

Odporúčanie na schválenie, zamietnutie alebo odloženie investície nie je na základe dostupných podkladov podložiteľné. Rozhodnutie vyžaduje ďalšie informácie podľa časti Odporúčanie.

Východiská a obchodná potreba

• Súčasný stav: Zákazníci sú evidovaní v Exceli a e-mailoch.
• Identifikovaná prevádzková potreba: Obchodníci nevidia históriu komunikácie so zákazníkmi.
• Identifikovaný problém: Ponuky sa strácajú.
• Identifikovaný manažérsky problém: Vedenie nemá prehľad o obchodnej pipeline.
• Dotknutá skupina: 25 obchodníkov; ďalšie dotknuté skupiny sú TBD — vyžaduje sa analýza zainteresovaných strán.
• Investičný zámer: Zaviesť CRM systém pre 25 obchodníkov.
• Dôsledok zachovania súčasného stavu: Nie je podrobne doložený; možno potvrdiť iba pretrvávanie vyššie uvedených evidovaných problémov. Kvantifikácia dopadu na tržby, produktivitu, kvalitu údajov alebo zákaznícku skúsenosť je TBD — vyžaduje sa aktuálna výkonnostná analýza.
• Strategický a prevádzkový kontext: TBD — vyžaduje sa strategický kontext firmy, schválené priority a príslušný mandát.
• Časový stav údajov: Dátum alebo obdobie, ku ktorému sa opis súčasného stavu vzťahuje, je TBD — vyžaduje sa dátum aktuálnosti vstupných údajov.

Navrhované CRM riešenie predstavuje možnú odpoveď na identifikovanú potrebu, nie však automaticky potvrdený najvhodnejší spôsob jej riešenia. Alternatívy a ich porovnanie nie sú dodané.

Ciele a strategický súlad

• Cieľ 1: Zabezpečiť jednotnejší prístup obchodníkov k zákazníckym údajom a histórii komunikácie.
• Väzba na obchodnú potrebu: obchodníci v súčasnosti nevidia históriu komunikácie.
• Merateľný cieľ, východisková hodnota a cieľová hodnota: TBD — vyžaduje sa definícia ukazovateľov a overiteľných cieľových hodnôt.

• Cieľ 2: Znížiť riziko straty alebo nedostupnosti obchodných ponúk.
• Väzba na obchodnú potrebu: ponuky sa podľa zadania strácajú.
• Merateľný cieľ, východisková hodnota a cieľová hodnota: TBD — vyžaduje sa analýza výskytu stratených ponúk a požadovaného stavu.

• Cieľ 3: Zlepšiť prehľad vedenia o obchodnej pipeline.
• Väzba na obchodnú potrebu: vedenie v súčasnosti nemá prehľad o pipeline.
• Merateľný cieľ, východisková hodnota a cieľová hodnota: TBD — vyžaduje sa definícia manažérskych prehľadov, ukazovateľov a frekvencie reportovania.

• Cieľ 4: Posúdiť realizovateľnosť zavedenia CRM pre 25 obchodníkov v rozpočte do 60 000 € a v termíne do 6 mesiacov.
• Väzba na investičný zámer: tieto limity sú uvedené v zadaní.
• Potvrdenie realizovateľnosti: TBD — vyžaduje sa porovnanie možností, odhad nákladov, kapacitný plán a harmonogram.

Strategický súlad nie je doložený. Potvrdenie väzby na schválené strategické priority, mandát alebo podnikateľský plán je TBD — vyžaduje sa príslušný strategický alebo riadiaci podklad.

Zvažované možnosti

Možnosti neboli v dodaných podkladoch špecifikované. Tabuľka preto uvádza iba investičný zámer a dostupné obmedzenia; nepredstavuje úplné porovnanie alternatív.

Možnosť	Opis	Náklady	Prínos	Riziko	Realizovateľnosť	Dôkazy
Zavedenie CRM systému	Zavedenie CRM pre 25 obchodníkov; konkrétny produkt, rozsah, prevádzkový model, integrácie a spôsob migrácie sú TBD — vyžaduje sa návrh riešenia	Do 60 000 € podľa zadania; členenie na jednorazové a opakované náklady TBD — vyžaduje sa odhad nákladov	Očakávané riešenie evidovaných problémov s históriou komunikácie, ponukami a prehľadom pipeline; rozsah a meranie prínosov TBD — vyžaduje sa definícia prínosov	TBD — vyžaduje sa register rizík	Požadované spustenie do 6 mesiacov; potvrdenie realizovateľnosti TBD — vyžaduje sa harmonogram a kapacitné posúdenie	Zadanie používateľa; podrobný opis možnosti nebol dodaný
Alternatíva	TBD — vyžaduje sa identifikácia reálnej alternatívy	TBD — vyžaduje sa odhad nákladov	TBD — vyžaduje sa definícia prínosov	TBD — vyžaduje sa posúdenie rizík	TBD — vyžaduje sa posúdenie realizovateľnosti	Vstup pre zvažované možnosti nebol dodaný
Súčasný stav bez zásahu	TBD — vyžaduje sa potvrdenie, či má byť táto možnosť zahrnutá do porovnania	TBD — vyžaduje sa vyčíslenie pokračujúcich nákladov a dopadov	TBD — vyžaduje sa posúdenie zachovania alebo zmeny súčasných výsledkov	TBD — vyžaduje sa posúdenie rizík zachovania súčasného stavu	TBD — vyžaduje sa potvrdenie prevádzkových podmienok	Podklad pre túto možnosť nebol dodaný